Véritable centre de contrôle, la console d'administration mySilae Expense permet au partenaire d'avoir une vision à 360° sur le déploiement de l'offre mySilae Expense auprès de ses clients.
La console permet d'effectuer diverses opérations ayant pour but de simplifier la gestion de l'offre mySilae Expense, telles que la gestion des modèles, la génération des éléments de facturation.
- Toute personne ayant accès à la console mySilae Expense dispose d'un accès complet aux dossiers clients.
- Les dossiers clients pour lesquels une clé d'accès a été configurée dans mySilae Paie sont accessibles via la console mySilae Expense sans renseigner la clé d'accès.
La création des accès
Premier accès
Le premier utilisateur à rejoindre la console mySilae Expense est le référent mySilae Expense dans mySilae Paie.
Il initialise la console mySilae Expense et dispose par défaut du profil Administrateur dans la console mySilae Expense.
Il peut ensuite inviter d'autres collaborateurs à rejoindre la console s'il le souhaite.
Ajouter des utilisateurs
Dans Console mySilae Expense, un profil Administrateur a la possibilité d'inviter des collaborateurs.
Rappel : un collaborateur qui rejoint la console dispose d'un accès complet à l'ensemble des dossiers clients.
Pour inviter un collaborateur :
- Accéder aux Paramètres de la console en cliquant sur les informations de profil (en haut à droite de l'écran).
- Dans le menu qui s'affiche, cliquer sur Collaborateurs.
- Cliquer sur le bouton Ajouter collaborateur et renseigner les informations suivantes :
- Login (identifiant utilisé pour accéder à la console).
- Nom.
- Prénom.
- En cochant la case "Inviter en tant que Administrateur", le collaborateur sera en mesure de réaliser les actions suivantes : Gérer les modèles mySilae Expense / Gérer la liste des collaborateurs et inviter de nouveaux collaborateurs / Générer un rapport d'activité des dossiers / Avoir accès à l'activité par dossier.
- Cliquer sur Envoyer.
- Une invitation à rejoindre la console est transmise par email.
- L'utilisateur est invité à s'inscrire
- Un email de confirmation est envoyé
- Il est demandé à l'utilisateur de confirmer son inscription
- L'utilisateur est ensuite invité à se connecter
- L'utilisateur a maintenant accès à la console
Gestion des modèles
Depuis la console mySilae Expense, il est possible de configurer et gérer des modèles génériques.
Ces modèles permettent d’industrialiser le déploiement de plusieurs dossiers en définissant des règles communes une seule fois, puis en les appliquant aux dossiers concernés.
- Pour cela il faut se rendre dans l'onglet Gestion des modèles dans la console mySilae Expense.
- Cliquer sur Ajouter et choisir de partir soit d’un modèle existant déjà configuré, soit du modèle par défaut.
- Renseigner le libellé du modèle
- Votre modèle est créé
Pour procéder à la personnalisation d'un modèle
- Cliquer sur le bouton Configurer
- Une modale s'affiche expliquant que les modifications du modèle ne sont pas rétroactives, elles n'impacterons donc pas les dossiers déjà déployés. Cliquer sur Confirmer
- Procéder maintenant aux modifications de votre modèle.
Plus d'informations disponibles dans l'article "Configurer le modèle par défaut".
Se connecter à la Console mySilae Expense
La Console mySilae Expense est disponible en ligne à l'adresse console.expense.silae.fr.
- Renseigner l'adresse email et le mot de passe définis lors de l'inscription.
- Une fois connecté, tous les dossiers clients disposant d'une offre mySilae Expense s'affichent.
État des dossiers
Depuis la liste des dossiers clients, deux onglets sont disponibles :
- Activé qui liste l'ensemble des dossiers clients qui dispose de l'offre mySilae Expense activée sur le domaine en paie.
- Désactivé qui liste l'ensemble des dossiers clients qui ont désactivés l'offre mySilae Expense. Le gestionnaire de paie peut continuer de s'impersonner sur le compte désactiver en cas de contrôle.
On retrouve également sur la liste des dossiers si un connecteur comptable a été activé pour un client.
Un tool tip affiche sur l'icône le libellé du connecteur comptable activé.
Détails d'un dossier client
Depuis la liste des dossiers clients, cliquer sur le dossier souhaité pour accéder aux détails.
La barre de recherche permet de retrouver facilement un dossier client.
Résumé du dossier
L'en-tête regroupe les informations suivantes :
- Le nom du dossier client.
- La date à laquelle l'offre mySilaeExpense a été activée.
- L'identifiant du dossier mySilaeExpense.
Le bouton Se connecter au compte permet de se rendre directement sur le compte mySilae Expense du client, via impersonation.
Liste des utilisateurs actifs
L'onglet Utilisateurs affiche les utilisateurs qui ont rejoint le compte mySilae Expense :
- Login : adresse email utilisée pour se connecter.
- Nom et prénom.
- Droits : dans le cas où des droits spécifiques ont été attribués à l'utilisateur.
- L'étiquette Externe s'affiche dans le cas où une personne a été invitée manuellement à rejoindre le compte.
- Pour les salariés synchronisés automatiquement depuis la paie, la dernière date de synchronisation s'affiche.
Un utilisateur désactivé est représenté par une croix rouge. Ce dernier ne peut plus accéder à son compte.
Liste des invitations
L'onglet Invitations permet de suivre le statut des utilisateurs qui n'ont pas encore rejoint leur compte mySilae Expense.
Une invitation peut être en statut :
-
En attente d'envoi : le salarié a été synchronisé automatiquement depuis la paie dans le compte mySilae Expense, mais aucune invitation ne lui a encore été transmise.
- En attente d'acceptation : une invitation a été transmise à un salarié déclaré dans la paie ou à un utilisateur externe. L'invitation n'a pas encore été acceptée.
Activité du dossier
Le profil Administrateur est requis pour avoir accès à l'activité d'un dossier.
L'onglet Activité dossier permet de suivre l'utilisation mensuelle du compte mySilae Expense, ainsi que la capacité de stockage actuelle du coffre-fort numérique.
Liste des utilisateurs actifs
Un utilisateur est considéré comme actif sur un mois à partir du moment où il a fait une des actions suivantes :
- Saisir une dépense
- Modifier une dépense
- Valider/rejeter une dépense
- Supprimer une dépense
- Exporter une dépense (comptabilité, remboursement)
Un utilisateur qui n'a réalisé aucune de ces actions pendant 1 mois donné n'est donc pas pris en compte dans la facturation.
Archivage électronique des justificatifs
Le bouton Coffre fort numérique permet de connaître en temps réel le nombre de justificatifs qui ont été déposés dans le coffre-fort numérique Silae.
La capacité utilisée est établie au moment T, peu importe la période selectionnée.
Éléments de facturation
Le profil Administrateur est requis pour avoir accès à la génération des rapports d'activité.
- Sélectionner la période souhaitée.
- Choisir le type de rapport : standard ou avancé.
- Cliquer sur Générer (le rapport est téléchargé directement sur l'ordinateur).
Rapport Standard
Le rapport d'activité standard comprend les 7 colonnes suivantes :
- ID organisation
- Numéro de dossier
- Raison sociale du dossier
- Plan souscrit par le dossier
- Mois de facturation
- Nombre d'utilisateurs actifs
- Espace de coffre-fort utilisé (Go)
Rapport Avancé
Le rapport d'activité avancé comprend les 14 colonnes suivantes :
- ID organisation
- Numéro de dossier
- Raison sociale du dossier
- Mois de facturation
- Login de l'utilisateur actif
- Prénom de l'utilisateur
- Nom de l'utilisateur
- Profils de l'utilisateur
- Nombre de dépenses créées
- Nombre de dépenses marquées conformes
- Nombre de dépenses validées
- Nombre de dépenses comptabilisées
- Nombre de dépenses payées
- Nombre de dépenses supprimées