📌 À savoir :
Le service mySilae Expense intègre un modèle de configuration générique (natures de frais, plan comptable…) appliqué automatiquement à chaque dossier client lors de l’activation de l’offre, facilitant ainsi l’industrialisation des déploiements et évitant une configuration manuelle.
Le paramétrage de ce modèle s’effectue dans la Console mySilae Expense (accessible depuis mySilae Paie) et doit être réalisé avant l’activation du module Notes de frais sur un dossier client.
⚠️ Les modifications apportées au modèle ne sont pas rétroactives : elles ne s’appliquent pas aux dossiers déjà déployés.
Les paramètres d'un dossier spécifique restent modifiables à tout moment.
Sur quelle plateforme ?
Console mySilae Expense
Par qui ?
Le référent mySilae Expense
Comment ?
- Ouvrir Console mySilae Expense depuis mySilae Paie (Paramétrage paie > Options > Services intégrés)
- Confirmer la redirection vers la Console d'administration mySilae Expense
- Depuis le menu principal de la Console, cliquer sur Gestion des modèles, puis sur le bouton Configurer
- Un nouvel onglet s'ouvre dans le navigateur.
- Il est possible de visualiser les différents modèles et leurs paramètres et de les modifier.
Les modifications apportées à un modèle sont non rétroactives. Les dossiers déjà déployés avec l'offre mySilae Expense ne sont pas impactés.
Éléments préconfigurés
Le modèle de configuration générique mySilae Expense est pré-paramétré afin de faciliter votre stratégie d'industrialisation.
Moyens de paiement
Paramètres société > Général > Moyens de paiement
Par défaut, deux moyens de paiement sont préconfigurés dans le modèle mySilae Expense :
- Un moyen de paiement intitulé Personnel, de type remboursable. Les frais déclarés via ce moyen de paiement seront donc pris en compte dans les exports remboursements.
- Un moyen de paiement intitulé Société, de type non remboursable. Les frais déclarés via ce moyen de paiement seront ignorés dans les exports remboursements.
Rappels par email
Paramètres société >Général >Rappels par email
Il est possible de paramétrer des rappels par email concernant :
La vérification des dépenses et la validation des dépenses.
📌 La vérification des dépenses sera disponible seulement si la mise en conformité à été activée
- Pour activer l'envoi de rappel concernant la vérification des dépenses cliquer sur "Configurer". Un message vous invitant à activer la mise en conformité s'affichera si la mise en conformité n'a pas été activée au préalable.
- Après activation de la mise en conformité (si nécessaire) confirmer l'Activation du rappel automatique et sélectionner les destinataires et la fréquence.
- Pour activer l'envoi de rappel concernant la validation des dépenses cliquer sur "Configurer"
- Confirmer l'Activation du rappel automatique et sélectionner les destinataires, la fréquence et sauvegarder.
Natures de frais (catégories)
Paramètres société > Politique de dépenses > Catégories
Une liste de 32 catégories, regroupées dans 6 sections distinctes, est également proposée par défaut afin de couvrir l'ensemble des natures de frais.
La liste des catégories peut être personnalisée à tout instant, comme détaillé dans l'article "Paramétrage des catégories de dépense".
Champs personnalisés
Paramètres société > Politique de dépenses > Champs personnalisés
Un champ personnalisé est un champ additionnel, paramétré pour répondre à un besoin spécifique relatif à un processus de traitement ou à une politique de dépenses de l'entreprise.
Quelques exemples :
- Création d'un champ personnalisé intitulé Détails des invités qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie "Invitation externe", de type texte et dont la saisie est obligatoire.
- Création d'un champ personnalisé intitulé Nombre de nuitées qui s'affiche quand une dépense est saisie en catégorie "Hébergement", de type nombre et dont la saisie est obligatoire.
- Création d'un champ personnalisé intitulé Projet qui s'affiche quelle que soit la catégorie de la dépense, de type liste déroulante et dont la saisie est facultative.
Il est possible de filtrer les dépenses par champ personnalisé. De plus, les données sont disponibles dans les exports standard aux formats CSV et Excel.
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Politique de dépenses, puis sur Champs personnalisés.
Un champ personnalisé peut être configuré pour une dépense classique avec justificatif et/ou des frais kilométriques.
- Cliquer sur le bouton Ajouter.
- Renseigner les variables du champ personnalisé :
- Type : Texte, Texte long, Nombre décimal, Nombre entier, Liste déroulante choix unique, Liste déroulante multi-choix, Date, Heure, Adresse, Vrai/faux.
- Condition : Est-ce que le champ est obligatoire ou facultatif lors de la saisie de la dépense.
- Périmètre : Choisir la catégorie pour laquelle le champ personnalisé doit s'afficher. Si le champ personnalisé doit s'afficher quelle que soit la catégorie de la dépense, il suffit de laisser le périmètre vide (toutes les catégories seront prises en compte).
- Cliquer sur Sauvegarder.
- Le champ personnalisé a été créé et s'affiche dans la liste.
- Le champ personnalisé est disponible dans le formulaire d'une dépense.
Vous trouverez plus d'informations dans l'article dédié.
Champs optionnels
Paramètres société > Politique de dépenses > Champs optionnels
Certaines options sont activées par défaut dans le modèle mySilae Expense.
Vous trouverez plus de détails concernant les champs optionnels dans l'article dédié.
Export comptable
Paramètres société > Export comptable
Configuration générale de l'export comptable.
Dans l'onglet Configuration, renseigner :
- Format export
- Code journal
- Compte de TVA
- Format du fichier (modifiable uniquement si le format de l'export est "Silae - Standard Personnalisable")
- Compte créditeur générique
Puis cliquer sur Sauvegarder.
Si l'un des formats suivants est sélectionné : Silae - Excel Dynamique ou Silae - Standard personnalisable,
Alors, un nouvel onglet apparaît : Colonnes export comptable.
Configuration TVA dissociée
📌 Cette section concerne uniquement les dossiers pour lesquels l’option « Détails des taxes » est activée dans mySilae Expense.
Si cette option n’est pas utilisée, les paramètres associés peuvent être ignorés.
Si l'option "Détails des taxes" est activée pour certaines natures de frais, il est possible de configurer les comptes et les codes de TVA dissociés (ces données seront générées dans les écritures comptables).
Pour configurer les multi-taux de TVA :
- Dans le menu des paramètres, cliquer sur Export comptable puis Configuration.
- Activer la Configuration multi-taux de TVA puis cliquer sur Ajouter.
- Sélectionner le mode de saisie du taux
- Saisir le taux souhaité
- Renseigner le Numéro de compte et le code TVA (facultatif)
- Cliquer sur OK et Sauvegarder
Plan comptable
Paramètres société > Export comptable > Configuration Plan comptable
Pour que les données des notes de frais puissent être exportées en comptabilité, chaque nature de frais (catégorie) doit avoir une correspondance dans le plan comptable.
Les règles de plan comptable du modèle mySilae Expense sont préconfigurées sur la base des 32 catégories.
Pour chaque nature de frais :
- Définir un compte de charge
- Indiquer si la TVA est déductible ou non
Plus de détails sur le paramétrage de l'export comptable disponibles dans l'article dédié.
Workflow (mise en conformité)
Paramètres société >Workflow
Par défaut, une seule étape de validation est implémentée dans un compte mySilae Expense.
Une étape supplémentaire de mise en conformité peut être activée dans le cas où la société souhaite une validation à deux niveaux.
Cette nouvelle étape est positionnée en amont de la validation managériale. La chaîne de traitement parcourue par une dépense évolue, avec un nouveau statut de conformité.
Cette étape de vérification permet de contrôler les données saisies par les collaborateurs, il s'agit d'une "validation comptable".
Elle permet également de valider la conformité des frais engagés vis-à-vis de la politique de dépenses d'entreprise (seuil, catégorie, ...).
Pour activer la mise en conformité :
- Accéder aux Paramètres du compte.
- Dans le menu Paramètres société, cliquer sur Workflow.
- Cliquer sur Activer.
L'étape de mise en conformité introduit un nouveau rôle : Vérificateur.
Le droit Vérificateur devra être attribué à un collaborateur sur le dossier pour que le processus de gestion des dépenses soit effectif.