Cet article est dédié à la configuration du connecteur comptable.
La mise en place du connecteur comptable Pennylane ou Inqom doit avoir été réalisée en amont.
Configuration du connecteur
Grâce à la mise en place du connecteur, retrouvez automatiquement les éléments suivants dans mySilae Expense :
- Code Journal
- Compte TVA / Code de TVA
- Compte créditeur par défaut
- Comptes créditeurs spécifiques
- Comptes débiteurs
- Axe / plan analytique
Configuration générale
Dans le menu des paramètres, cliquer sur Export comptable, puis Configuration.
Code journal
Sélectionner la valeur parmi la liste des codes disponibles.
Compte TVA
Sélectionner la valeur parmi la liste des comptes disponibles.
Compte créditeur par défaut
Sélectionner la valeur parmi la liste des comptes disponibles.
Comptes multi-taux de TVA
Lors de l'ajout d'un compte TVA, sélectionner les valeurs parmi les listes des comptes et codes disponibles.
Règles plan comptable
Chaque nature de frais doit avoir sa règle d'export correspondante.
Dans le menu des paramètres, cliquer sur Export comptable, puis Règles plan comptable.
Compte débiteur
Lors de l'édition d'une règle, sélectionner la valeur parmi la liste des comptes disponibles (possibilité de rechercher en saisissant les premiers chiffres du compte ou les premières lettres du libellé du compte).
Règles de transfert
Définissez les règles pour le transfert définitif des écritures comptables.
Dans le menu des paramètres, cliquer sur Export comptable, puis Règles de transfert.
Modèle d'écriture
Ce champ permet de définir le mode de regroupement des écritures dans l'export comptable.
- Par dépense : une ligne de débit et une ligne de crédit sont générées pour chaque dépense.
- Par utilisateur : une ligne de crédit est créée avec le montant total des dépenses de l'utilisateur, accompagnée d'une ligne de débit pour chaque dépense individuelle.
Comptabilisation de l'export comptable
Cette option permet d'automatiser le changement de statut de l'export comptable suite au transfert des écritures dans l'ERP.
- Actif : l'export est automatiquement marqué comme comptabilisé au moment du transfert.
- Inactif : l'export est transféré, mais reste supprimable. Attention : il faudra alors extourner manuellement les écritures correspondantes dans le système.
Stratégie de publication
Si supporté par le système comptable, possibilité de choisir si les écritures comptables seront postées comme écritures définitives ou brouillons à valider.
Format du champ description
La construction du libellé des écritures comptables est par défaut Matricule - NOM - Vendeur.
Exemple : 0035-DUPONT-Monoprix Châtelet
Format du champ date
Ce champ permet de déterminer la date des écritures comptables.
- Par défaut : date de l'export comptable
- Date de la dépense
- Date de la dépense (fin de mois)
Format de la référence
Ce champ permet de définir quelle référence de pièce justificative à utiliser.
- Par défaut : matricule ou ID dépense (selon le modèle d'écriture défini)
- Identifiant de la dépense : ID technique de la dépense (format long)
- Identifiant court de la dépense : ID dépense
Règles analytiques
Automatisez la gestion de champs analytiques dans mySilae Expense grâce à une synchronisation avec le plan analytique de l'ERP comptable.
Dans le cas où le compte mySilae Expense dispose déjà d'une configuration de champ analytique de type "liste à choix unique" (à l'utilisateur ou à la dépense), veuillez contacter le support pour la mise à jour de ce champ avant la création de la règle analytique.
Ajouter une règle analytique
Dans le menu des paramètres, cliquer sur Export comptable, puis Règles analytiques.
- Cliquer sur le bouton Ajouter.
Axe analytique
Sélectionner la valeur parmi la liste des axes disponibles.
Stratégie analytique
Choisir s'il s'agit d'un axe analytique lié à la dépense ou à l'utilisateur, et si l'axe est imputé à 100% sur une option ("Liste") ou s'il est réparti sur plusieurs options ("Répartition").
- Cliquer sur le bouton Sauvegarder pour confirmer l'ajout de la règle. Celle-ci s'affiche dans la liste des règles analytiques.
Un champ personnalisé (dépense ou utilisateur) est automatiquement créé dans le compte mySilae Expense. Les options de ce champ personnalisé sont alimentées directement depuis les données présentes dans l'ERP comptable.
Règle analytique liée à l'utilisateur
Ne pas oublier de mettre à jour les informations des utilisateurs si une règle est créée avec une stratégie analytique de type utilisateur.
- Accéder à la Gestion des utilisateurs, puis à l'onglet Collaborateurs.
- Ouvrir la fiche d'un collaborateur pour renseigner l'axe analytique.
Mettre à jour une règle analytique
Ne pas oublier de synchroniser une règle si les axes du tag analytique concerné ont été modifiés dans l'ERP. Sans cette action, les modifications ne seront pas appliquées au champ personnalisé correspondant dans mySilae Expense.
Une pastille orange indique qu'une mise à jour est à réaliser.
- Cliquer sur le bouton Synchroniser pour mettre à jour la règle.
- Le résultat de la simulation s'affiche. Cliquer sur Valider pour confirmer la mise à jour.
Une pastille verte indique que la règle analytique est à jour.
Supprimer une règle analytique
Attention à ne pas supprimer une règle si des écritures comptables incluant l'axe analytique sont en attente de transfert. En cas de suppression, l'exécution du transfert échouera.
La suppression d'une règle analytique se fait en 2 étapes :
1/ Supprimer l'axe analytique via l'onglet Règles analytiques.
2/ Supprimer le champ personnalisé associé via l'onglet Champs personnalisés (section "Gestion des utilisateurs" ou "Politique de dépenses" selon la typologie du champ personnalisé).
Vérification de la connexion entre mySilae Expense et l'ERP
Contrôlez à tout moment la configuration du connecteur qui a été réalisée.
Pour cela, accéder à l'onglet Configuration et cliquer sur le bouton Vérifier la connexion.
- Icône succès verte : les éléments renseignés dans mySilae Expense sont correctement synchronisés avec ceux présents dans l'ERP comptable.
- Icône alerte orange : les éléments renseignés dans mySilae Expense ne sont pas correctement synchronisés (éléments non présents dans l'ERP comptable).
Exemple :
Génération et transfert des écritures comptables
Une fois le connecteur correctement configuré, il est possible de générer les écritures comptables comme détaillé dans cet article.