Notice explicative du Kit de déploiement

🚨 Le fichier de configuration fourni par l'équipe mySilae est basé sur le modèle par défaut mySilae Expense. Si le partenaire effectue des modifications sur son propre modèle (via Console mySilae Expense), il doit répercuter ces modifications sur le fichier de configuration.

Le fichier de configuration mySilae Expense est composé de 8 onglets. Les informations à renseigner pour chaque onglet sont détaillées ci-dessous.

1. Intégration mySilae Paie

Sur le premier onglet intitulé "Intégration mySilae Paie", veuillez renseigner les informations suivantes :

Le mode de remboursement des frais professionnels

2 options sont disponibles concernant le mode de remboursement des frais :

• Sur bulletin de paie
• Hors bulletin de paie

🚨 L’ensemble des frais, qu’ils soient remboursés via les bulletins de Paie ou hors Paie, sont déclarés en DSN conformément aux exigences de l’administration.

La synchronisation des utilisateurs

2 options sont disponibles concernant la gestion des utilisateurs :  

• Limiter l’accès aux seuls salariés présents dans mySilae Paie
• Autoriser également l’accès à des collaborateurs externes

🚨 L’accès aux collaborateurs externes peut être utile si certaines personnes, non déclarées en paie (par exemple un comptable ou un prestataire), doivent accéder à l’outil. Ces utilisateurs externes seront créés et gérés directement depuis l'espace mySilae Expense.

2. Politique de dépenses

Sur cet onglet, veuillez renseigner les informations suivantes :

Rubrique "Catégories"

• Si vous souhaitez désactiver une catégorie existante par défaut, sélectionnez le statut « Inactif » dans la colonne « Statut » à l’aide de la liste déroulante.
• Si vous souhaitez créer une nouvelle catégorie, ajoutez une ligne dans la famille à laquelle la catégorie doit être rattachée (Carburant, Mobilité, Achat, etc), puis sélectionnez le statut « Nouvelle catégorie ».
• Si vous souhaitez modifier une catégorie existante, renseignez simplement le nouvel intitulé dans la colonne « Nouveau libellé ».

Rubrique "Champs personnalisés"

Si vous souhaitez créer un champ personnalisé pour une ou plusieurs catégories :

• Sélectionnez « Oui » dans la colonne intitulée "Champ personnalisé".
• Sinon, sélectionnez « Non ». Les autres cellules de la rubrique « Champs personnalisés » seront alors automatiquement grisées.

Si vous souhaitez créer un champ personnalisé, merci de renseigner les informations suivantes :

• Le libellé du champ qui sera affiché sur le formulaire de dépenses parmi les autres champs standard (Vendeur, Date, Total TTC, etc),
• Le type de champ (Texte, Nombre, Liste déroulante, Date, Heure, Adresse, Vrai/faux),
  • Si le type "Liste" est sélectionné, renseignez les valeurs qui doivent être présentes dans cette liste,
• Si ce champ est obligatoire ou facultatif lors de la saisie de la dépense.

Rubrique "Champs optionnels"

Indiquez si vous souhaitez activer ou désactiver les options suivantes :

• Tags : Les "Tags" sont des mots-clés qui s'affichent sous forme d'étiquette et qui peuvent aider à la classification des frais. Si l'option est activée, tous les utilisateurs peuvent librement créer et associer un tag à une dépense.
• Détail des taxes : L'option "Détails des taxes" permet une ventilation par taux (par exemple pour les natures de frais "Repas" où plusieurs taux de TVA peuvent être indiqués sur un justificatif). Si l'option est activée, les utilisateurs ont la responsabilité de préciser le détail des taux de TVA. 
• Refacturable : L'option "Refacturable" permet de gérer les cas de refacturation à des tiers. Si l'option est activée, les utilisateurs ont la possibilité de déclarer qu'une dépense est refacturable ou non refacturable.
• Invités internes : Le champ "Invités internes" permet d'indiquer qu'une ou plusieurs personnes tierces ont été invitées (par exemple pour les natures de frais "Repas"). Si l'option est activée, tous les utilisateurs du compte mySilae Expense (salariés déclarés en paie et externes) sont affichés dans une liste déroulante.

Rubrique "Seuils d'alerte"

Indiquer si vous souhaitez qu'une alerte se déclenche lorsqu'un frais dépasse un certain montant (cette alerte n'empêchera pas la validation de la dépense).

• Sélectionnez "Oui" ou "Non"
• Si "Oui", définissez le montant 

Rubrique "Sous-remboursements"

Si vous souhaitez définir un plafond de remboursement :

• Sélectionnez "Oui",
• Et indiquez le montant du plafond en €.

Note : Les règles de sous-remboursements ne sont pas déclenchées à la création de la dépense. Les plafonds de remboursement éventuels s'appliquent lors de l'étape de validation des frais.

3. Moyens de paiement

Par défaut, le compte dispose de 2 moyens de paiement que les utilisateurs peuvent sélectionner lors de la saisie d'une dépense (Personnel / Société).

• Si vous souhaitez proposer un moyen de paiement supplémentaire (ex : une 2ème carte professionnelle), ajoutez-le dans le tableau et indiquez si les dépenses saisies avec ce moyen de paiement doivent être remboursées ou non.
• Si vous souhaitez retirer un moyen de paiement de la liste proposée aux utilisateurs, sélectionnez le statut "Inactif".

4. Alertes

Des alertes standard sont paramétrées par défaut dans le compte. L'alerte se déclenche une fois que la dépense a été créée par un utilisateur, sans bloquer son traitement (validation, remboursement...). 

• Vous trouverez ci-dessus en vert les alertes actives par défaut, accompagnées du message explicatif affiché aux utilisateurs.
• Pour désactiver ou activer une alerte, sélectionnez le statut souhaité dans la liste déroulante.

5. Workflow

Vous avez la possibilité d'activer une étape de mise en conformité dans le cas où vous souhaitez appliquer un circuit d'approbation en 2 étapes. Dans ce cas, un profil "Vérificateur" doit contrôler chaque frais individuellement, pour que celui-ci soit transmis au "Valideur".

• Si vous souhaitez activer la "Mise en conformité", sélectionnez le statut "Activé".

⚠️ Attention, tant que la dépense n'est pas passée à l'état "Conforme" (action du "Vérificateur"), la dépense n'apparaîtra pas chez le "Valideur".

6. Groupes

Vous avez la possibilité de créer une structure composée de plusieurs groupes, calquée sur un organigramme.

Par exemple, selon des départements (Marketing, Ventes, RH...), selon des entités juridiques (holding, filiale), ou selon la localisation géographique (ville 1, ville 2).

Si vous souhaitez créer un sous-groupe qui sera rattaché par défaut au groupe principal :

• Renseigner le nom du sous-groupe dans la colonne "Niveau 2".

Si vous souhaitez créer un sous-groupe qui appartient lui-même à un sous-groupe :

• Renseigner le nom du sous-groupe dans la colonne "Niveau 3", et indiquer à quel sous-groupe de Niveau 2 il doit être rattaché.

💡 Si vous ne souhaitez pas créer de sous-groupes, renseignez simplement "X" dans les cases "Niveau 2" et "Niveau 3".

7. Utilisateurs

Les salariés déclarés en paie sont synchronisés automatiquement dans le compte mySilae Expense. En revanche, la structure organisationnelle concernant la gestion des notes de frais au sein de la société n'est pas connue et doit être paramétrée. 

Détails des rôles disponibles

• Administrateur : Accès aux paramètres du compte et à la validation des véhicules créés par les utilisateurs (frais kilométriques).
• Comptable : Accès à l'ensemble des notes de frais, afin de les traiter en remboursement et en comptabilité. 
• Valideur : Accès aux dépenses saisies par les utilisateurs. Possibilité de valider/refuser/annuler décision de validation.
• Vérificateur (seulement si l'étape de mise en conformité a été activée) : Accès aux dépenses saisies par les utilisateurs. Possibilité de juger conforme/non conforme/annuler décision de conformité.

Tableau 1 - Salariés déclarés dans mySilae Paie

Veuillez lister ici les salariés présents dans le dossier en paie.

Pour chaque salarié, veuillez renseigner :

• Le prénom et le nom de famille.
• Le groupe auquel doit appartenir l'utilisateur (groupe racine ou sous-groupe).
• Si l'utilisateur doit détenir un rôle spécifique, indiquez le groupe sur lequel ce droit doit être exercé.

Tableau 2 - Utilisateurs externes

Ce tableau est à compléter uniquement si des utilisateurs non présents dans le dossier en paie ont besoin de rejoindre le compte mySilae Expense de la société.

Les informations requises sont identiques au premier tableau, à l'exception de l'adresse email qui doit être également renseignée (l'utilisateur sera ajouté manuellement via un système d'invitation).

8. Export comptable

Tableau 1 - Configuration générale

• Sélectionner le format de l'export comptable souhaité :
  • Si vous choisissez le format « Silae – Standard personnalisable », vous pourrez sélectionner le format du fichier : CSV ou Excel.
  • Si vous choisissez le format « Silae – Excel Dynamique », l’export sera généré automatiquement au format Excel.
• Puis renseignez : 
  • Le code journal.
  • Ainsi que le compte de TVA.
• Enfin, indiquez le compte créditeur par défaut qui sera généré dans les écritures comptables.

Tableau 2 - Configuration du plan comptable

🚨 L'export comptable ne pourra pas être généré dans le cas où une note de frais a été saisie avec une nature de frais n'ayant pas de règle comptable correspondante.

Pour chaque catégorie de dépense, renseignez :

• Le compte débiteur, à savoir le compte de charge associé.
• Si la TVA est récupérable, sélectionnez le statut "Actif" dans la colonne TVA déductible, et indiquez le pourcentage (ex : 100%).

Tableau 3 - Colonnes export comptable

🚨 La personnalisation des colonnes de l'export est disponible uniquement pour le format "Silae - Standard personnalisable".

Le tableau ci-dessous liste par défaut les colonnes constituant la base de l'export comptable, ainsi que l'ordre des colonnes de ce dernier.

• Si vous souhaitez modifier l'ordre des colonnes, réorganisez les lignes selon l'ordre de votre choix.
• Si vous souhaitez supprimer une colonne, retirez la ligne concernée.
• Si vous souhaitez ajouter une colonne, créez une nouvelle ligne, puis sélectionnez la donnée souhaitée dans la liste déroulante.

Tableau 4 - TVA dissociée

🚨 Cette section peut être ignorée si l'option "Détails des taxes" n'est pas activée dans le compte mySilae Expense (onglet 2).

L'option "Détails des taxes" est activée pour certaines natures de frais ? Vous avez la possibilité de configurer les comptes et les codes de TVA dissociés (ces données seront générées dans les écritures comptables).

• Sélectionnez le statut "Actif", puis pour chaque taux de TVA : 
  • Renseignez le numéro de compte.
  • Renseignez le code TVA.